وطن-تعد إدارة مهام العمل تحديًا كبيرًا. ليس كل الناس مرتاحين بنفس القدر مع نوع معين من النظام التنظيمي. ومع ذلك، بغض النظر عن مدى عدم الراحة أو عدم الإنتاجية بالنسبة لنا، فإننا لا نقضي وقتًا في تحديد البروتوكولات التي تعمل على تحسين إنتاجيتنا.
من خلال تصميم وتنفيذ طريقة لإدارة مهام العمل، يمكنك تحقيق فوائد كبيرة. أهمها توفير الوقت. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يجنبك القيام بأنشطة معينة في الدقيقة الأخيرة، وهذا من شأنه أن يُكسبك الكفاءة، بحسب ما نشرته مجلة “لا مينيتي إيس مارافايوسا” الإسبانية
كيف تدير مهامك في العمل؟ هل أنت تشعر بالراحة مع نظام مؤسستك؟ سنتحدث في هذا المقال عن أكثر الأخطاء شيوعًا التي نرتكبها.
في هذه المرحلة، نعلم أن هناك بعض الأخطاء التي يرتكبها الكثير منا، علاوة على ذلك، غالبًا ما نعاني من العقوبات الناتجة عن ذلك.
فيما يلي 5 أخطاء شائعة نقوم بها:
1. اكتب المهام المعلقة في أماكن مختلفة
وفق ما ترجمته “وطن“، فإنه من المهم أن يكون نظام إدارة المهام الوظيفية موثوقًا به؛ حيث أنه من أكثر العوامل التي تؤثر على هذه الموثوقية الاحتفاظ بسجل واحد للأنشطة المعلّقة، لأن هذه هي الأداة التي يجب الرجوع إليها عندما يعمل المرء أو يخطط لمهامه.
من الشائع نسبيًا أن يكتب الأشخاص المهام المخطط لها في مكان واحد. ومع ذلك، على مدار اليوم أو الأسبوع أو الشهر، تنشأ أنشطة أخرى لم يتم التخطيط لها وينتهي الأمر بالعديد منها بتدوينها في دفتر الملاحظات أو في الملف الأقرب المتاح لديهم. وهذا خطأ، لأن هذا يشتت المعلومات ولا يسمح بالمتابعة الصحيحة للمعلومات. لذلك يجب دائمًا تدوين كل شيء في مكان واحد.
هل تريد العمل في شركة جوجل؟ إليك ما يجب فعله
2. عدم تنظيم المهام من البسيطة إلى المهمة
كل نشاط يجب أن نتعامل معه على أنه أولوية. ومع ذلك، من الشائع أن نأجل المهام غير المهمة إلى وقت لاحق أو يوم آخر. وبهذه الطريقة تتضاعف المهام على قائمة الانتظار ولن تستطيع القيام بها.
لهذا من الأفضل تخصيص ساعتين في الأسبوع لتنفيذ تلك المهام التي ليس لها أهمية كبيرة أو موعد تسليم نهائي. هذا يساعد على جعل إدارة مهام العمل أكثر كفاءة.
3. حاول التعامل مع المهام بطريقة عالمية
5 حيل بسيطة لزيادة الإنتاجية في العمل تحسن حياتك فوراً
هناك مفتاح آخر لإدارة مهام العمل هو التعامل مع الأنشطة الكبيرة بالطريقة الصحيحة. فعندما تكون شديدة التعقيد أو واسعة النطاق، فمن السهل جدًا أن ينتهي بنا الأمر إلى الوقوع في الفوضى. لهذا، أفضل ما يمكنك فعله هو تقسيم هذه الأنشطة إلى أجزاء بطريقة منطقية ومتماسكة.
ينظم هذا التقسيم الفرعي؛ العقل ويسمح أيضًا بتنظيم أفضل للوقت. وبالمثل، فإن له تأثير إيجابي على عملية التحفيز، حيث أن الانتهاء من كل مرحلة يمنح الشعور بالتقدم وهذا ينتج عنه الرضا. أهم شيء هو أن العمل يتم بشكل أفضل.
4. تصرف خارج قائمة المهام
قائمة المهام هي واحدة من تلك الأدوات التي يجب أن تكون دائمًا موجودة وفي متناول اليد. وهي من أهم الحلفاء في إدارة مهام العمل. فهي لا تساعد فقط على تذكر الأنشطة التي يجب القيام بها، ولكن تكشف لك حالات الفشل وإعادة هيكلة الوقت.
هذه القائمة مهمة بشكل خاص في تلك الأوقات التي يكون فيها العمل كثيفاوالوقت نادرًا. على الرغم من أن العديد من الناس يفتخرون بذاكرتهم الجيدة أو قدرتهم الفطرية على التنظيم، إلا أنه في أوقات التوتر يكون من الأسهل بالنسبة للقضايا ذات الصلة أن يتم التغاضي عنها.
ضغوط العمل: عدم الانفصال عن العمل يمكن أن يؤثر على الدماغ
5. استثمر الكثير من الوقت في تنظيم وإعادة تنظيم الأشياء غير المهمة
المثالي هو أن يكون لديك طريقة جيدة لتنظيم إدارة مهام العمل، ولكن ليس من الملائم محاولة إتقانها. في بعض الأحيان وبهدف أن نكون أكثر كفاءة، نرتب هذه المهام من خلال إضفاء الألوان، ونضع ملصقات وتفاصيل لافتة.
لكن، قد تكون النتيجة في النهاية؛ أنه تم إنفاق المزيد من الوقت على تجميل أو تفصيل الخطط أكثر من الوقت الذي تم إنفاقه في تنفيذ المهام التي يجب القيام بها. ومن الأفضل ألا يستغرق التحديث أو التخطيط وقتًا طويلاً. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فقد حان الوقت لتغييره.